| 4.0 | PROSEDUR PENDAFTARAN SEBAGAI VENDOR BERDAFTAR PAIP BERHAD | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Tatacara ini menggariskan cara-cara untuk memohon sebagai Vendor Berdaftar PAIP BERHAD (Rujuk Lampiran A). | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 4.1 | Cara Memohon Permohonan boleh dilakukan iaitu secara online melalui url Sistem Pembekal, pembekal.paip.com.my seperti langkah berikut:- |
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| i. | Permohonan secara online, pemohon hendaklah Log-In ke menu Pendaftaran Pembekal PAIP Berhad dan mengikuti arahan seperti yang tertera pada skrin atau mengakses pautan manual pendaftaran baharu/permohonan pada bahagian bawah ruangan Log-In. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| ii. | Pemohon hendaklah mengemukakan satu salinan profail syarikat yang lengkap ke Jabatan Kontrak & Perolehan PAIP Berhad. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| iii. | UPV akan menyemak serta meluluskan permohonan pemohon dan pemohon yang berjaya akan dihubungi melalui email/telefon serta boleh mencetak Sijil Akuan Pendaftaran Syarikat dari Sistem Pembekal. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 4.2 | Tatacara Pengemukaan Dokumen | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 4.2.1 | Tatacara pengemukaan dokumen pendaftaran adalah seperti berikut: | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 4.2.1.1 | Surat Akuan yang dijana dari sistem yang telah lengkap diisi serta ditandatangani hendaklah dikemukakan secara hardcopy. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 4.2.1.2 | Lampiran Dokumen Sokongan yang diperlukan adalah seperti profil syarikat, pendaftaran perniagaan, sijil perakuan pendaftaran, salinan penyata bank syarikat, pengalaman kerja dan Iain- Iain yang berkaitan hendaklah dikemukakan bersama Borang Permohonan Pendaftaran. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 4.2.2 | Dokumen sokongan (Softcopy) yang dilampirkan hendaklah boleh dibaca dengan jelas dan terang. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 4.2.3 | Borang Permohonan Pendaftaran (Hardcopy) dan Dokumen Sokongan (Softcopy) tersebut hendaklah dikemukakan ke alamat berikut: | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Jabatan Kontrak & Perolehan Pengurusan Air Pahang Berhad (Ibupejabat) Bandar Indera Mahkota 25200 Kuantan, Pahang |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 4.2.4 | Permohonan yang tidak lengkap atau tidak mengikut format yang dinyatakan tidak akan di semak sehingga semua dokumen lengkap untuk didaftarkan. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 4.3 | Pengesahan Dokumen | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 4.3.1 | Semua salinan imbasan dokumen sokongan yang dilampirkan, jika perlu hendaklah disahkan samada oIeh;- Setiausaha Syarikat (untuk syarikat sendirian berhad shj), atau Pesuruhjaya Sumpah |
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 4.3.2 | Penyata bank tiga (3) bulan terkini perlu disahkan oleh pihak bank berkenaan. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 4.3.3 | Kegagalan memajukan dokumen yang disahkan akan menyebabkan permohonan di tolak. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 4.4 | Jadual Waktu Pengemukaan dan Pertanvaan Pendaftaran Vendor | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 4.4.1 | Urusan pengemukaan dokumen, pertanyaan berkaitan Pendaftaran Vendor hanya pada hari dan masa seperti ketetapan berikut:- |
Hari
:
Selasa, Rabu dan Khamis
Masa
:
9.00 Pagi - 12.30 Tengah Hari
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 4.4.2 | Sebarang urusan berkaitan pendaftaran vendor diluar pada hari dan masa yang ditetapkan seperti di atas tidak akan dilayan. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 4.5 | Yuran Proses Pendaftaran | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Yuran pendaftaran semasa berjumlah RM50.00 hendahlah dijelaskan secara dalam talian (online banking) dan kadar yuran mungkin berubah dari masa ke semasa. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 4.6 | Alamat E-mel | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Vendor Berdaftar hendaklah memastikan bahawa e-mel rasmi korporat adalah sahih dan aktif. Ini adalah penting kerana alamat e-mel korporat akan digunakan bagi tujuan membuat pemanggilan sebutharga atau tujuan lain yang berkaitan. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 4.7 | Syarat-Syarat Mandatori Pendaftaran | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 4.7.1 | Syarikat yang ingin mendaftar sebagai Vendor PAIP BERHAD perlu berdaftar dengan Suruhanjaya Syarikat Malaysia (SSM). | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 4.7.2 | Syarikat yang telah berdaftar tetapi telah dikenakan tindakan senarai hitam atau telah dibatalkan pendaftaran sebagai vendor berdaftar tidak dibenarkan memohon semula tertakluk kepada kelulusan Pengurusan Tertinggi PAIP BERHAD. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 4.7.3 | 4.7.3 Pemegang Saham / mana-mana Ahli Lembaga Pengarah Syarikat / Ahli Pengurusan atau kakitangan syarikat adalah bebas daripada sebarang tindakan Mahkamah / PAIP Berhad atas pelbagai kesalahan melanggar undang-undang iaitu gagal dalam perniagaan dan pelbagai kesalahan jenayah seperti rasuah, penipuan, pecah amanah dan lain-lain tindakan. Kesalahan yang direkodkan hendaklah sekurang-kurangnya telah melebihi dua (2) tahun daripada tarikh vendor mengemukakan pendaftaran. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 4.8 | Kelayakan Sebagai Vendor Berdaftar PAIP BERHAD | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 4.8.1 | Pemohon hendaklah sekurang-kurangnya memperolehi atau memiliki salah satu daripada sijil perakuan daripada agensi seperti CIDB / MOF / SPAN / ST / atau lain-lain agensi yang diiktiraf oleh Kerajaan Malaysia. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 4.8.2 | Vendor Berdaftar hanya boleh menyertai tender/sebutharga yang dipelawa bagi kod bidang/pengkhususan/permit/lesen yang didaftarkan sahaja. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 4.9 | Kebenaran Khas | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 4.9.1 | Vendor Berdaftar diberi kebenaran khas untuk memasuki tender/ sebutharga di luar kod bidang/pengkhususan/permit/lesen yang didaftarkan sekiranya mendapat kebenaran khas daripada agensi pengeluar lesen/permit yang berkaitan. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 4.9.2 | Kontraktor Asing yang tidak memenuhi syarat pendaftaran pada Perkara 4.7 dan 4.8 perlu mendapat kelulusan daripada Ketua Jabatan JKP sebelum didaftarkan dan juga penglibatan sebarang aktiviti pemanggilan tender/sebutharga/terus dilakukan. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 4.10 | Kelulusan Pendaftaran | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 4.10.1 | Permohonan yang lengkap dengan dokumen sokongan akan diproses dalam tempoh Empat Belas (14) hari bekerja berkuatkuasa dari tarikh penerimaan permohonan. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 4.10.2 | Pegawai Penyemak UPV akan menyemak dan membuat pengesyoran kepada KU (Pengurus dan ke atas) untuk kelulusan. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 4.10.3 | Semua dokumen berkaitan bagi permohonan adalah hak milik PAIP BERHAD dan PAIP BERHAD berhak menggunakan maklumat yang terdapat pada dokumen tersebut. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 4.10.4 | Kelulusan pendaftaran tidak bermaksud vendor berdaftar akan ditawarkan atau dipanggil dalam aktiviti perolehan PAIP BERHAD. PAIP BERHAD tiada sebarang obligasi menawarkan sebarang bentuk kerja/perkhidmatan/pembekalan kepada vendor berdaftar. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 4.10.5 | Sijil Akuan Pendaftaran Syarikat akan diluluskan kepada pemohon dan boleh dicetak melalui Sistem Pembekal. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 4.11 | Tempoh Sah Laku Vendor Berdaftar PAIP BERHAD | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 4.11.1 | Tempoh sah laku Vendor Berdaftar PAIP BERHAD adalah tiga (3) tahun dengan syarat sijil perakuan pendaftaran dengan CIDB / MOF / SPAN masih sah tempoh laku. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 4.11.2 | Kemaskini sijil perakuan pendaftaran hendaklah dikemukakan di alamat seperti dinyatakan pada Perkara 4.2. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 4.11.3 | Pihak PAIP BERHAD tidak akan mengeluarkan sebarang surat peringatan berhubung tamatnya tempoh pendaftaran sijil perakuan sesuatu syarikat. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 5.0 | KEMASKINI MAKLUMAT SYARIKAT | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 5.1 | Adalah menjadi tanggungjawab setiap vendor berdaftar untuk memastikan maklumat pendaftaran berkaitan syarikat dikemaskini dari masa ke semasa bagi menjamin komponen perniagaan yang dijalankan masih aktif, relevan dan diperlukan oleh PAIP BERHAD. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 5.2 | Kemaskini maklumat syarikat hendaklah dikemukakan di alamat seperti dinyatakan pada Perkara 4.2. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 6.0 | PENGLIBATAN DALAM AKTIVITI PEROLEHAN PAIP BERHAD | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 6.1 | Sebutharga/Tender/Perolehan Terus | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 6.1.1 | Hanya vendor berdaftar sahaja yang dibenarkan terlibat dengan aktiviti perolehan (sebutharga/ tender/ terus) PAIP Berhad. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 6.1.2 | Pemohon yang belum berdaftar dan berminat terlibat dengan aktiviti perolehan PAIP BERHAD samada sebutharga /tender/terus, perlu mendapat kelulusan Ketua Jabatan JKP atau Pengurus dan ke atas terlebih dahulu. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 6.2 | Pemilihan Vendor Berdaftar | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 6.2.1 | Bagi perolehan terus, UP hendaklah menjemput vendor berdaftar yang berkelayakan berdasarkan kod bidang/pengkhususan tertentu yang telah didaftarkan. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 6.2.2 | Sekiranya terdapat lebih daripada 10 vendor berdaftar berdasarkan kepada kod bidang/pengkhususan tertentu atau yang mana dirasakan munasabah jumlah bilangannya, CP akan menjemput kesemua vendor yang berdaftar, tetapi secara pusingan (rotation) jika bilangan vendor dalam satu-satu bidang yang sama adalah terlalu ramai. Ini bagi memastikan peluang yang saksama diberikan kepada vendor berdaftar terlibat dalam aktiviti perolehan PAIP BERHAD. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 7.0 | PEMBANGUNAN PENGKALAN DATA VENDOR BERDAFTAR PAIP BERHAD | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| UPV di bawah JKP amat komited dalam menguruskan sistem pengkalan data vendor bagi tujuan aktiviti perolehan terutamanya pemanggilan perolehan terus (di bawah RM50,000.00) untuk PAIP Berhad. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 7.1 | Akses Senarai Vendor Berdaftar PAIP BERHAD | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Pentadbir bajet atau mana-mana kakitangan PAIP BERHAD boleh mendapatkan maklumat atau senarai terkini Vendor Berdaftar PAIP BERHAD melalui kakitangan UPV. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 7.2 | Keperluan Senarai Vendor Berdaftar PAIP BERHAD | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Pemanggilan kepada sesuatu perolehan terus (di bawah RM50,000.00), adalah DIWAJIBKAN dijemput kepada vendor berdaftar dengan PAIP BERHAD mengikut kod bidang/pengkhususan seperti yang didaftarkan. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 8.0 | PENILAIAN PRESTASI VENDOR BERDAFTAR | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Vendor Berdaftar akan dinilai tahap prestasi berdasarkan kepada kriteria- kriteria tertentu yang telah ditetapkan. Maklumat prestasi vendor juga adalah penting dalam menentukan prestasi vendor sepanjang penglibatan dalam aktiviti perolehan PAIP BERHAD. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 8.1 | UPV dari masa ke semasa akan melihat semula penglibatan vendor berdaftar dalam operasi perolehan PAIP BERHAD berdasarkan maklumbalas daripada semua pentadbir bajet atau kakitangan yang terlibat dengan aktiviti perolehan. Vendor yang tidak aktif akan dipantau dan beri peringatan untuk kekal aktif jika masih berminat dalam aktiviti perolehan di PAIP BERHAD. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 8.2 | Laporan penilaian prestasi vendor berdaftar hendaklah dilengkapkan oleh Pegawai Inden / Pegawai Penyelia Kerja / OD bagi setiap kerja/pembekaIan/perkhidmatan yang di anegerahkan menggunakan Borang Penilaian Prestasi Vendor (Rujuk Lampiran B) | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 8.3 | Penilaian prestasi vendor akan dijadikan sebagai penanda aras sesuatu syarikat sebelum sesuatu perolehan diberikan. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 8.4 | UPV akan melihat semula kod bidang/pengkhususan vendor berdaftar yang didaftarkan adalah tepat sejajar dengan teras perniagaan yang dijalankan. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 9.0 | JENIS-JENIS KESALAHAN / KATEGORI / TINDAKAN /TEMPOH HUKUMAN KE ATAS VENDOR BERDAFTAR PAIP BERHAD | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 9.1 | Secara umum jenis kesalahan terbahagi kepada tiga (3) iaitu : | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| i. | Kesalahan melanggar syarat-syarat pendaftaran (Perkara 9.5) | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| ii. | Kesalahan melanggar syarat kontrak / tender / sebutharga / terus (Perkara 9.6) | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| iii. | Kesalahan melanggar undang-undang (Perkara 9.7) | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 9.2 | Kategori, tindakan dan tempoh hukuman diringkaskan seperti berikut:- | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 9.3 | Namun demikian pelaksanaan dalam penentuan kategori, tindakan dan tempoh hukuman (minimum) adalah tertakluk kepada pertimbangan yang sewajarnya oleh Jawatankuasa yang dipertanggungjawabkan dalam menentukan keputusan bagi setiap kesalahan yang dilakukan sepertimana yang dinyatakan dalam Tatacara Perolehan PAIP BERHAD yang terkini. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 9.4 | Jawatankuasa berhak untuk memutuskan dan mengubah kadar (kategori, tindakan, tempoh hukuman) yang bersesuaian atas sesuatu kesalahan yang dilakukan oleh vendor berdaftar dengan mengambil kira impak ke atas imej, operasi, reputasi PAIP BERHAD. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 9.5 | KESALAHAN MELANGGAR SYARAT-SYARAT PENDAFTARAN | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 9.6 | KESALAHAN MELANGGAR SYARAT KONTRAK (TENDER / SEBUTHARGA / TERUS) | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 9.7 | KESALAHAN MELANGGAR UNDANG - UNDANG | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 10.0 | RAYUAN | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Vendor yang telah digantung / dibatalkan / disenaraihitam pendaftaran dibenarkan untuk membuat rayuan bertulis secara rasmi ke Jabatan Kontrak & Perolehan. Walaubagaimanapun keputusan samada rayuan tersebut diluluskan atau sebaliknya bergantung kepada kelulusan daripada Jawatankuasa Perolehan PAIP Berhad. Setelah rayuan diputuskan, keputusan tersebut adalah dikira muktamad. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||